Conduite de l’entretien : Accueillir son client 1/8

Consulter
l'article

Lecture : 2 minutes

 

Cet article est écrit par Thomas Favre - Consultant en Management le 11 juin 2019

Je vous retrouve cette semaine pour vous donner des conseils quant au déroulement de la phase d’accueil lors d’un entretien.

 

  • Poser une première question anodine

Premièrement, notons que les premiers échanges font partis de la « mise à l’aise » des interlocuteurs. Prenez le temps de poser des questions banales, de livrer une anecdote distrayante (restez cependant dans votre champ professionnel). Amenez l’autre à commenter et participer un peu à cette première phase d’échange. Si vous commencez par l’ordre du jour ou rappeler le point central de l’entretien vous allez naturellement focaliser la conversation, voir la crisper. Votre entretien durera « le minimum vital » et les sujets seront balayés rapidement.

  • Informer autrui lors d’une interruption

Expliquez le caractère exceptionnel et il ne vous en sera pas tenu rigueur. S’il y a le moindre risque que vous soyez interrompus lors de l’entretien, excusez-vous en et prévenez l’autre personne. Tout est pardonnable mais ne laissez pas les interruptions vous prendre au dépourvu.

 

  • Valoriser le « non dérangement »

Si vous avez pris des mesures pour ne pas être dérangé, si vous avez éteint votre téléphone, si vous avez donné des consignes pour ne pas être sollicités, informez en votre client. On n’y pense jamais, mais c’est une façon simple et naturelle de valoriser la personne et de monter l’intérêt qu’on lui porte. Si vous avez l’opportunité de réaliser ces actions devant lui en les commentant c’est encore mieux. Enfin si vous avez choisi un lieu particulier pour ne pas être dérangé, valorisez-le. C’est un moyen de renforcer le lien entre les personnes qui ne coûte absolument rien.

  • Rappeler l’intérêt de l’entretien

L’entretien n’est qu’une méthode, n’oubliez pas de le rappeler. Il y a un vrai but qui est : l’amélioration et l’accompagnement de la personne. Au bout de quelques séances, les gens ne perçoivent plus que « l’outil » et oublient la raison de ces rendez-vous.

N’hésitez pas à mentionner l’intérêt que vous portez à ces rendez-vous, que vous êtes curieux de voir leurs avancées.

  • Organiser l’espace d’accueil

L’endroit où se déroule l’entretien est porteur de beaucoup de sens. L’environnement n’est pas a négliger, vous pouvez même l’utiliser.

Exemples : Vous pouvez ranger votre bureau tout en laissant une pile de dossier apparent pour matérialiser votre travail. Un bureau en désordre dévalorisera aux yeux de l’autre l’intérêt porté au rendez-vous et donc l’impression de son utilité réelle. Si vous êtes contraint de recevoir dans un lieu moins valorisant votre interlocuteur, excusez-vous en et expliquer le caractère exceptionnel. Notez qu’il faudra qu’à terme il y ait une évolution.

  • Mettre à l’aise

Enfin, les personnes que vous rencontrez régulièrement vont finir par être sincères au sens où elles vous exposeront très vite leur état d’esprit. N’hésitez pas à identifier le stress et à mettre à l’aise. Si on vous expose des sources de problèmes, répondez sereinement que vous allez en discuter. Soyez calme et penser à valoriser les traits de caractères des personnes.

N’hésitez pas à temporiser et expliquer qu’il faut prendre un peu de recul. Si l’émotion est trop vive pensez à demander des informations mais expliquer qu’il faudra reprendre ce point « à froid » lors de la prochaine séance.

Gardez en toute circonstance une attitude bienveillante et positive, ne paniquez pas, ne prenez pas partie pour les sujets sensibles, ne jugez pas.

 

illustration : PIXABAY – https://pixabay.com/fr/

Un peu de discussion ?


C'est à votre tour de parler

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *